Разграничение доступа в CRM с несколькими филиалами означает, что менеджер одного города физически не получает сделки другого офиса, и это ограничение работает на сервере. Без него база клиентов остаётся общей: любой менеджер может открыть чужую сделку, а при уходе унести контакты клиентов, к которым у него не должно было быть доступа.
Зачем разграничивать доступ, если у компании несколько городов?
Чтобы база клиентов была защищена, а руководитель видел, кто из менеджеров и в каком городе отвечает за сделку.
В компании по привозу автомобилей из Японии, Кореи и Китая с офисами в Находке, Владивостоке и Москве (кейс ВЛАД-ТРАК) в прежней CRM было всего две роли доступа: администратор и пользователь.
Какие роли нужны отделу продаж с филиалами?
Больше двух, и каждая соответствует реальной должности. В системе ВЛАД-ТРАКа семь ролей: учредитель, администратор, руководитель отделения, менеджер, логист, сотрудник, наблюдатель. Поверх роли настраиваются индивидуальные права по разделам.
Логика доступа:
менеджер видит только свои сделки; руководитель отделения видит весь свой город и может посмотреть срез по любому менеджеру этого города; учредитель и администратор видят всё; логист видит воронку исполнения сделки во всех городах, потому что ведёт машину после подписания договора независимо от офиса.
Как защитить базу клиентов от того, что менеджер заберёт её с собой?
Ограничить доступ на сервере: чужие данные вообще не приходят в браузер менеджера, их нельзя достать через настройки страницы или код.
В ВЛАД-ТРАКе это проверили под учётными записями реальных менеджеров и руководителей каждого города: сделки других городов не приходят вообще. Поиск по базе тоже работает с учётом прав: один и тот же номер телефона учредитель найдёт во всех карточках компании, менеджер чужого офиса не найдёт ничего.
Как проверить, что разграничение доступа работает?
Протестировать систему под учётными записями сотрудников разных ролей и городов.
При первой настройке разграничения по городам в ВЛАД-ТРАКе выяснилось, что изоляция формально была включена, но не срабатывала. Ошибку нашли и исправили до того, как менеджеры начали работать в системе. С тех пор любое изменение прав проверяется под учётной записью реального менеджера и реального руководителя.
Как передать сделку другому менеджеру или в другой город?
Прозрачно: с уведомлением, кто и кому передал сделку, и с автоматическим переносом карточки.
В ВЛАД-ТРАКе при передаче сделки новый ответственный получает уведомление с именем того, кто её передал. Если сделку переводят на менеджера другого офиса, карточка сама переезжает в раздел его города.
Кто может удалять сделки и как фиксируются изменения?
Удалять сделки – одна роль, каждое изменение карточки – в историю с указанием, кто и что поменял.
В системе ВЛАД-ТРАКа удалить сделку может только учредитель, с подтверждением по названию сделки. Проверка стоит и в интерфейсе, и на сервере. В ленте карточки хранится история изменений в формате «было → стало» с указанием, кто и когда правил каждое поле. Это защищает от ухода менеджера с базой, от случайных ошибок и от споров о том, что происходило со сделкой.
Чем своя CRM отличается от готовой в работе с филиалами?
В amoCRM город обычно заводят ещё одной копией воронки. В своей CRM город – отдельный контур доступа с изоляцией на сервере.
Для компании с одним офисом и одной воронкой разница может быть незаметна. Для отдела продаж с несколькими городами она принципиальна: ограничения, которые работают только в интерфейсе, технически подготовленный менеджер способен обойти.
Вопросы и ответы
Сколько ролей доступа нужно компании с филиалами?
Зависит от структуры, но двух ролей почти всегда мало. В ВЛАД-ТРАКе после перехода настроено семь ролей вместо прежних двух.
Может ли менеджер увидеть базу другого города?
Если ограничение реализовано на сервере – нет: чужие данные не передаются в его браузер.
Как проверить, что разграничение работает?
Зайти в систему под учётными записями реальных сотрудников каждой роли и каждого города.
Что происходит с базой, если менеджер увольняется?
Если доступ был ограничен его ролью и городом, у менеджера не было возможности выгрузить чужие сделки, и его уход не затрагивает базу других офисов.
Нужна ли отдельная роль для того, кто ведёт сделку после договора?
Да, если этот человек работает со сделками всех городов. В ВЛАД-ТРАКе это роль «логист» с доступом к воронке исполнения во всех офисах.
Можно ли настроить такое разграничение в amoCRM или Битрикс24?
Отчасти, через права и дополнительные поля. Город там обычно заводят ещё одной воронкой, без изоляции на сервере.
Кто должен иметь право удалять сделки?
Как можно более узкий круг, в идеале один человек с подтверждением действия. В ВЛАД-ТРАКе это только учредитель.
Как устроено разграничение по городам и ролям на примере отдела продаж с тремя офисами – в кейсе «Разработка CRM для отдела продаж автопривоза: кейс ВЛАД-ТРАК». Услуга – разработка CRM-систем.
